La question qui ne servait à rien

Depuis janvier, j’ai audité 24 agences digitales. Au début, j’arrivais avec ma liste, et quelque part au milieu il y avait celle-ci : où en êtes-vous avec l’IA ?

Réponse unanime : très bien, merci, l’équipe utilise ChatGPT.

Le problème, c’est qu’on ne peut rien faire de cette réponse. Elle est vraie partout et elle ne dit rien nulle part. Elle m’a fait perdre plusieurs mois d’audits à croire que le sujet était traité chez mes clientes.

Ce que je trouve depuis que je demande à voir

J’ai fini par remplacer la question par une demande : montrez-moi les 3 derniers prompts de votre équipe.

Et là, dans les 24 cas, la même chose. Des prompts individuels, dans des historiques privés, que personne ne partage. Le cas le plus courant : 3 chefs de projet qui réécrivent chaque semaine, chacun dans son coin, à peu près la même consigne pour dégrossir une réponse à brief. Aucun des trois ne sait ce que font les deux autres.

Le gain est réel mais individuel, et il reste parfaitement invisible dans le compte de résultat. (La double peine, quoi.)

Mes 3 points de contrôle

Depuis, j’ai un test qui tient en 10 minutes. Trois questions, dans cet ordre.

Le prompt est-il écrit quelque part ? Si la réponse est « dans mon historique », le savoir-faire disparaît avec la journée de travail. Le jour où la personne part, il part avec elle.

La tâche derrière est-elle cadrée ? Un agent qui répond à un brief a besoin de savoir qui qualifie, quelles informations sont obligatoires, quel format sort et qui valide. Sans ce cadre, il produit un texte plausible que personne n’utilisera.

La tâche revient-elle assez souvent ? Une tâche annuelle ne justifie pas un agent. Une tâche faite 5 fois par semaine, oui. Comptez sur vos 4 dernières semaines plutôt qu’au jugé.

Quand aucune case n’est cochée

Ça arrive plus souvent qu’on ne le croit, et c’est une bonne nouvelle. Ça veut dire que votre chantier s’appelle la structuration, et qu’il passe avant l’IA. Poser un agent sur des process qui n’existent pas revient à accélérer votre désordre, et à payer pour ça.

Je ne démarre donc jamais une mission par l’IA. Je clarifie, je structure, et les agents arrivent en phase Opérer, sur des process qui tournent déjà.

Le lien avec les agents

J’ai détaillé pourquoi la plupart des déploiements IA échouent en entreprise, et les 3 prérequis qui changent tout : une source de vérité unique, un process écrit, un propriétaire humain. C’est le même raisonnement, en plus complet.

Mon avis sexy

J’écrivais déjà sur les agents IA en mars dernier, dans cette missive. Je me trompais sur un point : je croyais que le frein était le budget. Entre 50 et 150 € par mois d’outils, une agence à 1M€ de CA absorbe la dépense sans sourciller. Ce qui bloque, c’est qu’il n’y a rien de solide sous l’outil.

Ma recommandation : demandez à votre équipe les 3 derniers prompts, cette semaine. Vous saurez où vous en êtes avant la fin de la réunion.

Vendredi prochain, je vous raconte le truc le plus gênant que j’ai trouvé dans mon propre Notion. Spoiler : je structure les opérations des autres depuis six ans.

D’ici là, vous pouvez :

• Lire l’article complet sur les 3 prérequis avant tout agent IA

• Réserver votre audit pour savoir si votre orga interne est vraiment prête pour l’IA (30 minutes, gratuit)

• Télécharger mon playbook sur les 12 process non-négociables à implémenter pour devenir une agence digitale qui scale (sans cramer son équipe)

• Répondre à cette missive si un point vous a parlé (promis je ne mords pas)

À vendredi, avec graand plaisir

Julie

Être COO à temps partagé pour plusieurs clientes en même temps, c'est un peu comme jongler avec des couteaux tout en gardant le sourire sur scène. Chaque semaine, je change de casquette, de vocabulaire, de dossier, et parfois de doute : est-ce que je vais réussir à faire aimer la structure à une fondatrice qui a bâti tout son succès sur l'instinct pur ? Avec Pauline de l’agence EBSC, la question s'est posée fort, au début. Et puis, six mois plus tard, la réponse est là, noir sur blanc. Storytime d’une COO part-time au service d’une agence en plein boom de croissance :

Le point de départ

Pauline m'a contactée une première fois avec un projet d'agence sur le marché du recouvrement et du conseil. Le projet a mûri pendant deux ans, jusqu'à ce qu'on se retrouve autour d'un café à Lyon. Elle n'avait rien abandonné, elle avait juste pris le temps de peaufiner sa vision. En une heure, sur ce même café, j'ai posé sa roadmap opérationnelle à douze mois. Objectif affiché : valoriser EBSC à 3 millions d'euros d'ARR d'ici 2031.

Trois métiers, un seul système

EBSC, ce n'est pas une agence mono-activité. Trois métiers cohabitent sous la même structure : Recouvrement, Conseil, et Consulting CDJ. Chacun garde ses propres process, sa propre logique. Le Recouvrement a sa qualification et son suivi de créances. Le Conseil a son parcours client et ses livrables. Le Consulting CDJ a son cockpit dédié, qui sépare pilotage, delivery et qualité.

Ce qui change, c'est que les trois reposent maintenant sur un seul QG Notion, avec une matrice RACI qui tranche noir sur blanc qui décide quoi entre Pauline, moi, la DAF et les responsables de chaque activité. Fini les arbitrages informels qui remontaient systématiquement à la fondatrice.

La preuve par le recrutement

Le test le plus concret d'une structure qui tient, c'est un recrutement. En juin, on a ouvert le poste de Responsable Recouvrement. Fiche de poste, pipeline candidats, onboarding : tout était construit avant même que l'annonce soit publiée. Deux mois plus tard, le poste était pourvu et opérationnel.

Ça paraît un détail. Ce n'en est pas un. La plupart des agences bricolent leur recrutement au fil de l'eau, et découvrent l'onboarding en même temps que la recrue. Ici, le système existait avant le besoin.

Ce que Pauline en dit

« Julie a transformé ma vision en un système concret. Elle a structuré notre QG, nos processus et notre organisation pour que l'équipe puisse avancer avec plus de clarté et que je puisse me concentrer sur les décisions à fort impact. »
Pauline Thibout, fondatrice et CEO d'EBSC

Le lien avec la priorisation

Structurer une agence, ce n'est pas seulement ranger l'information. C'est aussi apprendre à trier ce qui compte vraiment de ce qui hurle le plus fort. Je viens de publier un article complet là-dessus, sur comment prioriser les tâches de toute une équipe quand tout semble urgent en même temps.

Mon avis sexy

EBSC vise 3 millions d'euros d'ARR d'ici 2031. Ce n'est pas la structuration qui fait grandir une agence. C'est elle qui rend la croissance supportable, même quand trois métiers différents tirent dans des directions différentes.

Mardi prochain, nouvelle édition.

D'ici là, vous pouvez :

• Lire le cas complet d'EBSC

• Réserver votre Diag Capacité (30 minutes, gratuit)

• Répondre à cette missive pour échanger avec moi (promis je ne mords pas)

À mardi, avec graand plaisir

Julie

Sauf que. Pas mon genre d'abandonner un truc à moitié, surtout quand il a du potentiel. Alors j'ai tranché : System Factory revient, avec un rythme que je peux tenir sans me mentir à moi-même. Deux missives par semaine, mardi et vendredi, ni plus ni moins.

Aujourd'hui, je vous parle de ce qui fait tenir la plupart des agences que j'audite. Trois choses : le café, le talent, et la mémoire du dirigeant. (Oui, un peu comme moi ces six derniers mois, on va pas se mentir.)

Le talent compense la structure, jusqu'à ce qu'il parte

J'ai audité 24 agences digitales depuis janvier. Je pose toujours la même question aux CEO : où sont vos process ? La réponse revient presque à chaque fois : dans la tête de trois ou quatre personnes.

Ça fonctionne. Jusqu'au jour où l'une de ces personnes part en vacances, tombe malade ou démissionne. L'agence découvre alors en direct tout ce qu'elle ne savait pas.

Les signes ne trompent pas

Une agence désorganisée a des symptômes reconnaissables bien avant que ça casse vraiment : des informations éparpillées entre plusieurs outils, des décisions qui remontent systématiquement au dirigeant, un onboarding client qui repart de zéro à chaque contrat signé. J'ai détaillé les huit signes les plus fréquents ici, dans un article de blog croustillant. Je parie que vous vous reconnaissez dans au moins 3 signes. Mon analyse quand je vous vois en audit :

Je vois d'abord la fatigue avant de voir le problème. Ces fondatrices et fondateurs arrivent avec un sourire un peu forcé, prêts à me raconter leur organisation comme un aveu. Il y a toujours ce moment, autour de la troisième question, où le ton change. Où la personne en face de moi admet, presque à voix basse, qu'elle porte tout depuis le début et qu'elle ne sait plus comment lâcher sans que ça s'effondre, #unpeupsylajulie.

Je reconnais ce moment parce que je l'ai vécu de l'intérieur ces six derniers mois. Porter plusieurs clientes, ma propre structure, et une newsletter mise en pause parce qu'il fallait bien couper quelque chose. La différence, c'est que j'ai un système pour repartir sans tout reconstruire à zéro. Elles n'en ont pas encore.

Ce que je vois quand ça se répare

Chez une cliente, Pauline Thibout de l’agence EBSC, six mois de structuration ont suffi à faire émerger un cockpit de pilotage unique, des offres packagées à la place du sur-mesure permanent, et une équipe qui trouve l'information sans avoir à demander. Elle vise 3 millions d'euros d'ARR d'ici 2031, et pour la première fois, elle a un système pour y aller sans tout porter seule.

Trois questions avant de vous dire "on n'a pas le temps"

• Si vous partez une semaine sans téléphone, qu'est-ce qui casse dans l'agence ?

• Si un collaborateur clé démissionne demain, combien de temps pour transmettre ce qu'il sait ?

• Un client peut-il obtenir une réponse fiable sur l'avancée de son projet sans passer par vous ?

Si une seule de ces réponses vous inquiète, c'est le bon moment pour vous structurer.

Vendredi, je vous raconte en détail comment cette cliente est passée de "tout remonte à moi" à un cockpit qu'elle ne surveille même plus.

D'ici là, vous pouvez :

• Réserver votre Diag Capacité pour savoir comment prendre + de client sans rien bouger à votre équipe (30 minutes, gratuit)

• Répondre à cette missive si un point vous a parlé : je réponds à tout le monde!!

• Partager cette édition à un ou une CEO d’agence qui tourne encore au café et à la mémoire

À vendredi,

Julie

Petite mise au point en préambule

J’avais annoncé une édition bi-mensuelle, mais force est de constater que j’ai du mal avec la régularité. Et en 6 ans d’entrepreneuriat, il y a bien un truc que je refuse, c’est de me sentir “obligé de.” Quand on a rien à dire, le plus insultant serait de vous dire quand même un truc, juste pour la conscience de checker une box, mais avec du bofibof en contenu.

J’ai retrouvé l’envie de m’exprimer encore plus profondément sur les mutations qui s’en viennent au sujet de l’IA au coeur des entreprises. Et le coeur du réacteur des boites, c’est ma spécialité :)

Alors mon sujet du jour va détonner sur la vibe actuelle : non, l’ia ne sauvera pas vos fesses. Et je vais vous montrer pourquoi.

Le problème de l’IA au sens global

Le problème ce n’est pas l’ia en elle même, c’est ce que vous en faîtes.

Je vois bien trop de bullshit sur Linkedin, pour rester sage dans mon coin.

Ceux qui parlent de l’ia comme du génie à tout faire (une sorte de Monsieur Propre) n’ont qu’une obsession : vous vendre leur camelotte.

Sauf que, l’ia coute un petit billet à toutes les entreprises qui l’ont implémenté.

Pour finalement avoir pléthores de bugs et d’hallucinations.

Oui, l’ia hallucine et invente quand elle ne sait pas. Ou qu’elle ne trouve pas.

Les entreprises sont angoissées de vite prendre le train de l’ia pour économiser massivement sur les forces vives qu’elle remplace.

Et c’est bien là le problème. Quand un humain aurait pu faire preuve d’esprit critique, ou être “sermoné” d’être un mytho pour vos clients, l’ia elle, fait des largesses, et ne prends aucunes sanctions si elle dit de la m****.

L’IA est rentable à une condition

Imaginez demander à votre femme de ménage d’intervenir un lendemain de soirée.

Elle va probablement mettre énormément de temps à faire de votre domicile un endroit nikel. Mais! Il y a fort à parier que votre vaisselle ne sera pas ranger au bon endroit. Vous allez perdre du temps à ranger derrière parce que “c’est nimp’”.

L’ia, c’est pareil.

Une entreprise qui n’est pas structurée, prend un énorme risque à implémenter l’ia. A part faire perdre du temps à vos équipes, et à vider votre tréso, A part faire perdre du temps à vos équipes, et à vider votre tréso, elle ne fera que du chaos dans le chaos.

L’IA ne sait pas travailler dans le flou. Elle a besoin de règles claires, de données propres, de process balisés. Si votre information est éparpillée entre 4 outils, 12 threads Slack et un drive que plus personne ne comprend vraiment, l’IA va s’y perdre exactement comme un collaborateur qui débarque sans onboarding.

Sauf qu’un collaborateur, vous pouvez le briefer.

L’IA, elle, va improviser. Et improviser avec confiance, ce qui est encore plus dangereux.

Ce que l’IA fait vraiment bien

L’IA excelle dans les environnements où tout est carré. Des données structurées, des règles explicites, des process documentés. Dans ce contexte, elle est redoutable : elle va vite, elle ne fatigue pas, elle ne prend pas de congés.

Mais c’est exactement là que beaucoup d’entreprises ratent le truc. Elles implémentent l’IA pour compenser le manque de structure. Alors que c’est l’inverse.

Structurez d’abord. Automatisez ensuite.

C’est dans cet ordre, et pas l’autre.

Ce que j’observe sur le terrain

Dans mes missions de COO part time, je vois des dirigeants qui veulent intégrer l’IA alors que leurs équipes ne savent toujours pas qui fait quoi, que les process de validation se font à coup de “tu peux jeter un oeil ?” sur WhatsApp, et que la rentabilité d’un projet se calcule... a posteriori.

Dans ce contexte, l’IA ne va pas vous sauver. Elle va accélérer vos problèmes.

Ce n’est pas une critique de l’outil. C’est une réalité opérationnelle que personne ne dit sur LinkedIn parce que ça fait moins bien vendre.

Ce que je conseille

J’ai fait un post Linkedin à ce sujet : quoi faire pour permettre à l’IA de briller en interne chez vous. Pour le lire, c’est ici.

Ma conclusion

Avant de dépenser en outils IA, posez-vous trois questions :

• Est-ce que mes process sont documentés et suivis ?

• Est-ce que mon information est centralisée et fiable ?

• Est-ce que mes équipes savent où trouver quoi, sans me demander ?

Si la réponse à l’une d’entre elles est non, commencez par là.

L’IA est un amplificateur. Elle amplifie ce qui fonctionne... et ce qui dysfonctionne.

Si vous ne savez pas par où commencer, c’est exactement pour ça que mon métier existe.

Si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez également

Me soutenir sur Linkedin, partage de valeurs ++
Me faire part de vos besoins de structuration interne et d’agents IA (que j’implémente pour vous)
Me faire un petit message d’amour ou de soutien à cette édition, en répondant à cette missive.
Partager cette edition à une boite qui aurait besoin de lire ça.

La semaine prochaine, je vous parle des nouveautés Notion qui viennent de sortir, et c’est pépitttooos (oui, on parlera de Notion IA).

A très bientôt,

Julie

Et nous voici déjà dans l’édition #2, pffiou. Si vous me suivez depuis le début, vous l’avez remarqué : l’édition #1 est arrivée avant la #0 mais qu’importe! Je vous offre toujours mes quick win, et une ressources à cliquer pour implémenter mes conseils directement dans votre système d’orga

Avant de commencer, quelques news de BaccOffice

On pourrait me le reprocher, mais je ne suis pas bavarde sur mes coulisses.
Effectivement, je suis de nature pudique sur ce que j’entreprend en off. Mais devinez quoi. Je vais changer ça.

J’ai très envie de mettre un peu de projecteur sur ce qui se trame chez moi, pour que vous compreniez comment j’en suis arrivée là.

5 ans que je me suis lancée dans l’entrepreneuriat, et à 6 mois pres, 5 ans que Notion accompagne mon business.

Forcément, j’ai évolué en 5 ans. Au départ, je faisais le bonheur des solopreneurs. Et puis je me suis vite sentie à l’étroit dans des problématiques simples à régler.

J’avais envie de plus dingue, plus gros, avec des sujets de structuration plus complexe.

Alors en 5 ans, je n’ai de cesse de monter, monter monter en taille de boite accompagnées.

Il y a 2 ans, j’étais impressionné d’accompagner une agence de 10 personne.s

Aujourd’hui, c’est clairement la taille de 100 personnes qui me mets un petit papillon dans le ventre.

Parce que j’en ai fait une habitude : accompagner des agences qui ont une taille vraiment assez croustillante entre 30 et 100 personnes pour structurer une croissance très engagée.

C’est devenu mon dada. Plus il y a de collabs, plus la structuration est impressionnante (et forcément ça, ça me plait!)

Il y a 6 mois, je me suis lancée le défis d’étendre mon scope d’activité à la direction des opérations.

Parce que clairement, mon job ne se résume pas à créer 3 bases de données. Mais de faire le véritable lien entre une vision de dirigeant et les équipes, à travers un système d’organisation.

J’ai commencé à accompagner EBSC, une agence en recouvrement. Ma mission première était d’implémenter un MVS (minimum viable system) et les résultats sont fou : en 1 mois déjà, on a une structuration amorcée, et une équipe qui est claire sur la conduite des projets client. On a revu le parcours client. La sales, et la chargé de projet client ont un process balisé efficace pour conduire le client dans une expèrience client 5*.

Le problème quand vous n’avez pas de MVS

Vous voyez très bien de quoi il s’agit.

Votre agence tourne, les clients arrivent, les équipes produisent… mais côté pilotage interne, tout repose sur la bonne volonté et la mémoire de quelques personnes clés.

Les informations sont éparpillées entre Notion, Google Drive, Slack, les emails.

Les comptes rendus se perdent.

Les priorités changent “à la voix” dans les couloirs (ou sur WhatsApp).

Résultat :

• vous n’avez pas un vrai QG, vous avez un empilement d’outils

• personne ne sait vraiment “où est la vérité” sur les clients, les tâches, les chiffres

• votre cerveau de dirigeant reste en tâche de fond 24/7.

Cette édition de System Factory est là pour poser le squelette minimum viable d’un QG d’agence sur Notion.

Pas le système parfait.

La base solide, que vous pourrez faire évoluer ensuite.

Ce que j’appelle un “QG d’agence” sur Notion

Un QG, ce n’est pas “une base de données de plus”.

C’est l’endroit où votre équipe sait, sans réfléchir :

• où trouver l’information client (historique, contacts, contexte, documents clés)

• où voir ce qu’il y a à produire cette semaine

• où suivre les priorités et projets en cours

• où consigner les décisions (et pas juste dans un compte rendu oublié)

En termes d’architecture, j’utilise souvent une logique “poupée russe” :

• Niveau 1 : Clients

• Niveau 2 : Missions / Projets

• Niveau 3 : Tâches / Actions

• Niveau 4 : Collaborateurs, process, ressources

Votre QG Notion devient alors la porte d’entrée unique vers ces niveaux, pas un wiki dans lequel on se perd.

Le squelette minimum viable (MVS) de votre QG Notion

L’idée n’est pas de tout modéliser d’un coup.

L’idée est de poser 4 briques structurantes, bien reliées, qui couvrent 60 % de votre pilotage.

1. Brique “Clients”

Objectif : permettre à n’importe quel membre de l’équipe de comprendre en 2 minutes :

• qui est le client

• ce que vous faites pour ce client

• ce qui est en cours / à risque

Champs minimum viables :

• Nom du client

• Type de client / secteur

• Offres / missions actives

• Responsable de compte

• Statut (lead / client actif / à risque / archivé)

• Lien vers les projets associés

Inutile d’avoir 30 propriétés : mieux vaut 8–10 champs bien renseignés et tenus à jour.

2. Brique “Projets / Missions”

Objectif : sortir des “to‑do lists” personnelles et donner une vision claire des chantiers en cours.

Champs minimum viables :

• Titre du projet (ex. “Lancement offre B2B Q1 – Client X”)

• Client associé

• Type de projet (production récurrente, lancement, consulting, interne…)

• Période (dates de début / fin cible)

• Owner du projet

• Statut (à cadrer / en cours / en pause / terminé)

Cette base fait le lien entre :

• ce que vous devez livrer

• pour qui

• avec quel niveau de priorité

3. Brique “Tâches”

Objectif : que chaque personne sache quoi faire, pour quand, pour quel client.

Minimum viable :

• Titre de la tâche (clair, avec verbe d’action)

• Projet associé

• Client associé (hérité du projet)

• Assigné à

• Date d’échéance

• Statut (à faire / en cours / fait)

Vous pourrez affiner plus tard (priorité, temps passé, tags, etc.).

Si vous verrouillez déjà la relation tâches → projets → clients, vous avez la base de votre QG.

4. La page “QG” (le cockpit)

C’est là que tout se joue.

Une page centrale “QG d’Agence” qui regroupe :

• une vue filtrée des projets en cours (3 prochains mois)

• une vue des tâches de la semaine par personne

• une vue des clients “à risque” (manque de nouvelles, livrables en retard, etc.)

• les liens vers les process clés (onboarding client, production, facturation)

C’est cette page que votre équipe devrait ouvrir en premier le matin.

Pas une to‑do liste personnelle, pas un canal Slack, pas un Google Sheet oublié.

Comment passer du chaos interne à un système d’organisation simple en 5 étapes

Voici un mini plan d’action que vous pouvez suivre quasiment tel quel :

1. Lister les briques existantes

   Où sont aujourd’hui vos clients, vos projets, vos tâches ? (Notion, Excel, Google Drive, autre outil…)

   L’objectif n’est pas de tout migrer, mais d’identifier ce qui est vital.

2. Créer les 3 bases cœur : Clients / Projets / Tâches

   Même si vous partez de zéro, posez les propriétés minimum viables listées plus haut.

   Le reste est optionnel au départ.

3. Relier les bases entre elles

   • Projets → Clients

   • Tâches → Projets (et donc Clients via Projets)

   C’est ce qui transforme Notion en QG structuré, et non en simple wiki.

4. Construire la page QG

   Sur une page unique, ajoutez :

   • une vue “Projets en cours”

   • une vue “Tâches de la semaine”

   • une vue “Clients à surveiller”

   Testez cette page en condition réelle pendant vos réunions d’équipe.

5. Tester en condition réelle pendant 2 semaines

   Utilisez ce QG comme unique source de vérité pour :

   • vos points hebdomadaires

   • vos décisions

   • vos arbitrages de charge

Au bout de deux semaines, vous verrez :

• ce qui manque vraiment

• ce qui est superflu

• ce qui mérite d’être automatisé.

Ce que cela change concrètement pour une agence

Une fois ce squelette minimum viable en place, vous observez très vite :

• moins de “Vous l’avez vu où déjà ?”

• des points hebdomadaires centrés sur les bons projets / les bons clients, et non sur une chasse aux informations

• une équipe qui comprend la priorité de la semaine

• un ou une dirigeante qui peut enfin poser le cerveau, parce que le système tient la maison.

Ce n’est pas du “Notion pour faire joli”.

C’est de l’architecture d’opérations.

A votre dispo : Les 13 cas clients de structuration et automatisation d’agences

Pour vous aider à passer à l’action plus rapidement, j’ai compilé 13 cas clients documentés avec la structuration et les automatisations proposés à chacune de mes clientes agences. La plus petite fait 10 collab, la plus grosse 100. Alors je pense que vous aurez de quoi vous régler.

C’est à regarder ici. C’est cadeau et j’adorerais avoir vos retours sur ce que vous en pensez?

Et si vous voulez la même chose pour votre système minimum viable, call me maybe

A bientôt,

Julie

Et c’est parti.

S’il y a bien un moment où on se dit : On y va, on verra. C’est bien maintenant.

Alors… Bienvenue à tous les CEO d’agence qui arrivent sur cette NL.

Pourquoi “System Factory”

À l’origine, je souhaitais simplement transmettre mon expérience d’Architecte Notion : vous montrer comment je construis des QG, des bases clients, des pipes commerciaux qui tiennent la route.

Mais la vérité, c’est que je fais bien plus que “construire des systèmes”.

Je les modélise.

Je pars de ce qui existe déjà dans votre organisation :

• les cerveaux de dirigeant·es et de managers,

• des dizaines de tableaux Excel plus ou moins tenus,

• des fils Slack interminables,

• des petits échanges entre deux portes ou deux visios.

Mission après mission, j’ai réalisé qu’il ne s’agissait pas seulement de “mettre des process au propre”.

Il s’agit de comprendre et de modéliser des écosystèmes entiers : comment les informations circulent, comment les décisions se prennent, où cela fuit, où cela bloque.

System Factory, c’est l’atelier où je prends ces écosystèmes, je les décortique, et je les transforme en systèmes prêts à l’emploi pour des agences en croissance comme la vôtre.

1. Pourquoi maintenant, pourquoi ici ?

Les agences et boîtes de service B2B que j’accompagne ont un point commun :

elles ont grandi vite, parfois très vite.

• Le pipe commercial tient encore dans un mélange de CRM et de Google Sheets.

• Les projets vivent entre les DM Slack, les réunions d’urgence et un “tableau de suivi” que personne ne regarde vraiment.

• La direction passe une partie de ses semaines à faire du pilotage pompier.

Quand j’arrive en mission, je retrouve presque toujours le même paysage :

un QG éclaté entre plusieurs outils, des process qui existent “dans les têtes”, et une vraie difficulté à piloter sereinement la boîte au quotidien.

Pendant longtemps, tout cela restait confiné à des accompagnements 1‑to‑1 :

je travaillais dans les coulisses, avec quelques clients en parallèle, et les apprentissages restaient dans leurs systèmes.

Aujourd’hui, j’ai envie de faire l’inverse.

Je veux sortir ces apprentissages du huis clos des missions, les documenter, les consolider… et les partager avec d’autres dirigeant·es d’agences qui font face aux mêmes enjeux que vous.

Pourquoi ici, sous forme de newsletter ?

• Parce que le format email vous permet de garder un tempo régulier dans la structuration de votre QG.

• Parce qu’en quelques minutes de lecture, vous pouvez décider : “On teste ceci cette semaine avec l’équipe.”

• Parce que je peux vous envoyer un système, un playbook ou un template Notion que vous pouvez adapter tel quel à votre réalité.

System Factory n’est pas un espace pour parler théorie.

C’est un atelier ouvert où je vous montre, chaque semaine, comment je structure, optimise et aide à scaler des QG d’agences sur Notion, avec des systèmes que vous pouvez reprendre chez vous.

2. Quelle communauté je veux construire ici ?

Quand vous vous abonnez à System Factory, vous ne rejoignez pas simplement “une mailing list”.

Vous entrez dans un espace pensé pour un certain type de dirigeant·e :

• Vous dirigez une agence ou une boîte de service B2B en croissance.

• Vous savez que votre “système actuel” repose trop sur vous, sur 2–3 personnes clés, ou sur des outils bricolés au fil de l’eau.

• Vous avez envie de structurer, sans tomber dans l’usine à gaz.

Ce que j’attends de vous en retour est simple :

• Que vous testiez les systèmes et playbooks que je partage.

• Que vous m’envoyiez, quand c’est possible, un retour terrain : ce qui a fonctionné, ce que vous avez dû adapter, ce qui manque pour vous.

• Que vous utilisiez System Factory comme une salle de contrôle externe : un lieu où vous prenez du recul sur vos opérations, une fois par semaine.

Les valeurs de cet espace :

• Pragmatisme : nous parlons de ce qui se met réellement en production, pas de grands concepts hors sol.

• Simplicité : des systèmes suffisamment robustes pour scaler, mais assez simples pour être adoptés par votre équipe.

• Transparence : je partage aussi les limites, les arbitrages, ce que j’ai dû simplifier pour que cela tourne.

À terme, j’aimerais que System Factory devienne aussi un lieu où :

• je peux partager des mini études de cas issues des lecteurs,

• nous décortiquons ensemble des QG (anonymisés),

• et nous montrons comment des agences passent de “tout dans la tête” à “un QG qui tient la boîte”.

Pour l’instant, la priorité est simple :

poser un rendez-vous régulier et utile dans votre agenda d’agence.

3. Concrètement, qu’allez-vous recevoir ?

Je vais être très claire.

Fréquence et durée :

• Une édition courte, orientée terrain.

• Objectif : 1 email tous les 15 jours, le mardi à 8h30.

• 5 à 7 minutes de lecture maximum.

Dans chaque édition, vous trouverez 3 blocs :

1. Structurer

   Un concept ou un squelette de système pour votre QG.

   Exemple : le squelette MVQ d’un QG d’agence sur Notion, ou la carte des 12 process non négociables d’une agence.

2. Optimiser

   Un quick win très actionnable :

   • une checklist,

   • une mini-routine d’équipe,

   • ou 3 signaux d’alerte avec leurs correctifs.

   Exemple : “3 signaux que votre onboarding client fuit + comment les corriger”.

3. Scaler

   Un exemple concret ou une mini étude de cas (toujours anonymisée) :

   • comment une équipe est passée de 8 à 20 clients gérés en parallèle sans rajouter une couche d’Excel,

   • comment une direction a repris la main sur son pipe sans multiplier les réunions.

Et surtout : 1 livrable actionnable par édition

C’est la promesse centrale de System Factory.

Chaque semaine, vous recevez au minimum un livrable concret, par exemple :

• un template Notion (QG, pipe, vue de pilotage),

• un mini playbook étape par étape,

• une checklist prête à copier-coller dans votre outil.

L’objectif n’est pas que vous “appreniez des choses sur les systèmes”.

L’objectif est que vous modifiiez votre système une petite fois par semaine, avec un pas clair et réaliste.

Projetez votre système d’organisation d’agence dans quelques mois :

• Un pipe de vente clair, qui ne dépend pas de la mémoire d’une seule personne.

• Des projets suivis sans que vous ayez besoin de relancer tout le monde à la voix.

• Des rituels d’équipe qui tiennent, parce qu’ils sont soutenus par un système simple.

C’est précisément ce que je veux vous aider à construire, un email après l’autre.

👉 Si aujourd’hui, votre “système” repose encore sur votre Slack, quelques Excel et beaucoup de bonne volonté, abonnez-vous à System Factory.

Offrez-vous un rendez-vous par semaine pour travailler sur votre QG, pas seulement dans votre agence.

À très vite dans la première édition “officielle”,

A bientôt,

Julie

Vous connaissez sûrement ce combo explosif :

• Des journées à rallonge

• Des priorités qui changent sans arrêt

• Des clients bien servis… mais une équipe rincée

• Et une impression tenace : « On tient, mais ce n’est pas tenable »

Le problème n’est pas votre niveau d’engagement.

Le problème, c’est l’absence de process clairs qui guident votre agence.

Dans cette édition, je vous propose une grille de lecture simple pour vos opérations d’agence :

• Structurer : poser un cadre clair avec 4 blocs de process,

• Optimiser : identifier 3 quick wins très actionnables,

• Scaler : voir comment ces process permettent de passer un cap sans recruter à tout-va.

1. Structurer — Les 4 blocs de process qui forment l’ossature de votre agence

L’idée n’est pas d’avoir “des process” partout, mais d’avoir une ossature claire.

Voici un framework en 4 blocs pour cartographier vos 12 process essentiels.

Bloc 1 — Projets clients : savoir où vous en êtes, pour qui, et pour quand

3 process clés :

1. Cadrage projet

   Fiche standard avec : objectifs, périmètre, livrables, délais, parties prenantes.

2. Planification & suivi

   Découpage en tâches, estimation de la charge, vue hebdo “qui fait quoi”.

3. Gestion des urgences

   Règles simples : ce qui est vraiment urgent, qui tranche, ce qui est décalé.

Bloc 2 — Delivery & qualité : livrer bien, même quand le rythme s’accélère

3 process clés :

1. Offres & livrables standards

   Ce qui est inclus / exclu, formats, délais moyens par type d’offre.

2. Contrôle qualité avant livraison

   Checklists et validation systématique avant tout envoi client.

3. Gestion des retours clients

   Centralisation des retours, délais de réponse, boucle d’amélioration continue.

Bloc 3 — Équipe & capacité : ne plus reposer sur 2–3 personnes “piliers”

3 process clés :

1. Onboarding collaborateurs

   Accès, parcours 30 / 60 / 90 jours, référent, points de suivi.

2. Suivi de la capacité

   Vue charge / semaine par personne + rituel pour ajuster.

3. Rituels d’équipe

   Weekly, revues de projets, 1:1, chacun avec un ordre du jour clair.

Bloc 4 — Croissance & pilotage : sortir du pilotage au feeling

3 process clés :

1. Suivi des KPI clés

   5–7 indicateurs suivis régulièrement (CA, marge, capacité, churn, etc.).

2. Priorisation des projets internes

   Critères d’arbitrage (impact, effort, alignement), focus par trimestre.

3. Revue stratégique

   RDV mensuel / trimestriel pour lire les chiffres et décider des ajustements.

En pratique : ces 4 blocs deviennent la colonne vertébrale de votre QG Notion et de vos rituels de pilotage.

2. Optimiser — 3 quick wins très actionnables dès ce mois‑ci

Plutôt que d’essayer de tout mettre en place en même temps, je vous recommande de commencer par 3 quick wins.

Quick win 1 — Clarifier le cadrage projet (avant de produire)

Problème courant :

Les projets démarrent “dans le flou”, les attentes évoluent en cours de route, et tout le monde n’a pas la même définition de “fait”.

Correctif simple :

• Créer un modèle unique de fiche de cadrage projet,

• Ne démarrer aucun projet sans cette fiche remplie et validée,

• Systématiser un récap de cadrage envoyé au client.

Impact : moins de quiproquos, moins de dérives de périmètre, moins de frustrations côté équipe et côté client.

Quick win 2 — Instaurer un contrôle qualité minimal avant chaque livraison

Problème courant :

Les erreurs basiques partent chez le client, les corrections se font après envoi, dans l’urgence.

Correctif simple :

• Lister les 5–10 points de contrôle critiques pour chaque type de livrable,

• Créer une checklist de contrôle qualité courte,

• Ajouter une étape “Vérifié par” dans votre workflow avant l’envoi.

Impact : une meilleure perception de la qualité, moins d’allers‑retours inutiles, une équipe qui envoie avec plus de sérénité.

Quick win 3 — Mettre en place une vue capacité / charge par personne

Problème courant :

Vous avez l’impression d’être “en sous‑effectif” sans preuve concrète. Certains sont surchargés, d’autres sous‑utilisés, mais vous ne le voyez pas clairement.

Correctif simple :

• Créer une vue hebdomadaire avec les tâches par personne,

• Bloquer 20 minutes en début de semaine pour ajuster ce planning,

• Décider explicitement : ce qui passe en priorité, ce qui est décalé.

Impact : moins de ressenti, plus de faits pour décider, et une équipe qui comprend mieux les arbitrages.

3. Scaler — À quoi ressemble une agence qui a structuré ses 12 process ?

Concrètement, qu’est‑ce qui change quand ces 12 process sont en place ?

Quelques exemples très concrets observés chez des clients d’agence :

• Capacité projet : passer de 8 à 20 projets gérés en parallèle sans multiplier les profils “couteaux suisses”.

• Onboarding : réduire de 3 mois à quelques semaines le temps d’autonomie d’un nouveau collaborateur.

• Pilotage : prendre des décisions de recrutement ou de refonte d’offres sur la base de marges et de capacités réelles, pas seulement au ressenti.

• Charge mentale : un(e) dirigeant(e) qui peut enfin se réserver du temps pour la vision, le commercial, les offres… sans que l’opérationnel ne s’effondre.

Ce ne sont pas 12 “bonnes idées de plus”.

Ce sont 12 rails qui permettent à votre agence :

• de livrer de manière plus prévisible,

• de stabiliser l’équipe,

• et de rendre votre croissance plus soutenable (pour vous et pour vos équipes).

Et devinez quoi, je vous ai préparer une checklist à suivre en interne pour mettre fin à ce chaos permanent.

A votre dispo : Le playbook des 12 process essentiels pour scaler votre agence”

Pour vous aider à passer à l’action plus rapidement, j’ai rassemblé ces 12 process dans une checklist prête à l’emploi :

• Les 4 blocs (Projets clients, Delivery, Équipe, Croissance)

• Les 12 process développés

• De quoi évaluer où vous en êtes

• Et un espace pour choisir vos 3 priorités

👉 Ici le playbook

C’est gratos. Alors forcément, j’adorerais que vous me fassiez des retours sur votre implémentation par retour d’email. Evidemment, je prends aussi les merci :)

Et si vous n’avez pas la foi de les développer en interne, call me maybe

A bientôt,

Julie