Ce que j’ai trouvé

La première grille date de juillet. La deuxième a été écrite 10 jours plus tôt pour la refonte de ma page de vente. La troisième a été bricolée fin août pendant un onboarding client. Les écarts entre les trois vont du simple au double sur certains paliers.

Pendant des mois, j’ai donc vendu en allant chercher le chiffre qui me tombait sous la main. Non par malhonnêteté, mais par absence de source de vérité. Exactement ce que je passe mes journées à enlever chez mes clientes.

Pourquoi ça arrive, même quand c’est votre métier

La réponse est bête et elle est la même pour vous : personne ne facture le travail qu’on fait sur soi.

Chaque grille a été écrite pour un besoin urgent et réel. Une page de vente à refaire, un client à onboarder, une offre à repositionner. À chaque fois, le chiffre a été posé pour débloquer la situation du jour. Et à chaque fois, l’ancienne version est restée là, vivante, prête à ressortir.

Un système ne se casse jamais d’un coup. Il se dédouble.

Le vrai coût est plus vicieux

Vendre trop cher ou trop bas sur une mission se rattrape. Ce qui ne se rattrape pas, c’est tout ce que la décision non prise empêche de construire derrière.

Tant que le prix n’est pas tranché :

• je ne peux pas chiffrer proprement une nouvelle couche d’offre,

• je ne peux pas déléguer la rédaction d’une propale,

• je ne peux pas construire d’agent qui assemble une proposition commerciale, puisqu’il faudrait lui dire quelle grille est la bonne.

Une décision non prise bloque tout ce qui devait s’appuyer dessus. Chez vous, c’est pareil : le champ que personne n’a tranché est celui qui empêche 3 automatisations d’exister.

Ce que j’ai fait en une heure et demie.

J’ai posé les trois versions côte à côte dans un seul tableau, avec la date de chacune et le contexte qui l’a produite. Voir l’écart est plus efficace que de se promettre de ranger.

J’ai tranché, avec la règle la plus simple : la plus récente gagne, sauf raison écrite de faire autrement.

J’ai archivé les deux autres plutôt que de les supprimer, avec la mention de la date d’abandon. Ce qui disparaît ressurgit, ce qui est marqué obsolète ne trompe plus personne.

Le test que vous pouvez faire ce soir

Ouvrez votre outil et cherchez votre grille tarifaire. Comptez combien de versions vous trouvez, et regardez laquelle votre équipe utilise quand vous n’êtes pas là.

Faites le même exercice avec votre modèle de contrat, votre process d’onboarding client et votre liste d’offres. Sur ces 4 documents, la plupart des agences que j’audite trouvent au moins deux doublons.

Mon avis sexy

J’aurais pu ne jamais vous raconter ça. Vendre la structuration en montrant ses propres trous n’est pas le conseil marketing du siècle.

Sauf que c’est précisément le sujet. Une agence qui grandit devient désordonnée parce que chaque décision urgente crée une version de plus de la vérité, et jamais par négligence. Ça m’arrive à moi, qui en ai fait mon métier, sur un espace de travail que je regarde tous les jours.

La seule différence utile, c’est le moment où on le voit et le temps qu’on met à trancher.

Mardi prochain, je vous parle du boom de croissance que tout le monde attend, et la claque qui arrive derrière la tête trois semaines plus tard (et toutes les agences en croissance le vivent).

D’ici là, vous pouvez :

• Compter vos versions de grille tarifaire (et me dire le score en réponse)

• Réserver votre Diag Capacité (30 minutes, gratuit)

• Télécharger mon playbook sur les 12 process non-négociables à implémenter pour devenir une agence digitale qui scale (sans cramer son équipe)

• Partager cette édition à un dirigeant qui a trois vérités et une seule bouche pour les dire

À mardi, avec graand plaisir

Julie

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Et c’est parti.

S’il y a bien un moment où on se dit : On y va, on verra. C’est bien maintenant.

Alors… Bienvenue à tous les CEO d’agence qui arrivent sur cette NL.

Pourquoi “System Factory”

À l’origine, je souhaitais simplement transmettre mon expérience d’Architecte Notion : vous montrer comment je construis des QG, des bases clients, des pipes commerciaux qui tiennent la route.

Mais la vérité, c’est que je fais bien plus que “construire des systèmes”.

Je les modélise.

Je pars de ce qui existe déjà dans votre organisation :

• les cerveaux de dirigeant·es et de managers,

• des dizaines de tableaux Excel plus ou moins tenus,

• des fils Slack interminables,

• des petits échanges entre deux portes ou deux visios.

Mission après mission, j’ai réalisé qu’il ne s’agissait pas seulement de “mettre des process au propre”.

Il s’agit de comprendre et de modéliser des écosystèmes entiers : comment les informations circulent, comment les décisions se prennent, où cela fuit, où cela bloque.

System Factory, c’est l’atelier où je prends ces écosystèmes, je les décortique, et je les transforme en systèmes prêts à l’emploi pour des agences en croissance comme la vôtre.

1. Pourquoi maintenant, pourquoi ici ?

Les agences et boîtes de service B2B que j’accompagne ont un point commun :

elles ont grandi vite, parfois très vite.

• Le pipe commercial tient encore dans un mélange de CRM et de Google Sheets.

• Les projets vivent entre les DM Slack, les réunions d’urgence et un “tableau de suivi” que personne ne regarde vraiment.

• La direction passe une partie de ses semaines à faire du pilotage pompier.

Quand j’arrive en mission, je retrouve presque toujours le même paysage :

un QG éclaté entre plusieurs outils, des process qui existent “dans les têtes”, et une vraie difficulté à piloter sereinement la boîte au quotidien.

Pendant longtemps, tout cela restait confiné à des accompagnements 1‑to‑1 :

je travaillais dans les coulisses, avec quelques clients en parallèle, et les apprentissages restaient dans leurs systèmes.

Aujourd’hui, j’ai envie de faire l’inverse.

Je veux sortir ces apprentissages du huis clos des missions, les documenter, les consolider… et les partager avec d’autres dirigeant·es d’agences qui font face aux mêmes enjeux que vous.

Pourquoi ici, sous forme de newsletter ?

• Parce que le format email vous permet de garder un tempo régulier dans la structuration de votre QG.

• Parce qu’en quelques minutes de lecture, vous pouvez décider : “On teste ceci cette semaine avec l’équipe.”

• Parce que je peux vous envoyer un système, un playbook ou un template Notion que vous pouvez adapter tel quel à votre réalité.

System Factory n’est pas un espace pour parler théorie.

C’est un atelier ouvert où je vous montre, chaque semaine, comment je structure, optimise et aide à scaler des QG d’agences sur Notion, avec des systèmes que vous pouvez reprendre chez vous.

2. Quelle communauté je veux construire ici ?

Quand vous vous abonnez à System Factory, vous ne rejoignez pas simplement “une mailing list”.

Vous entrez dans un espace pensé pour un certain type de dirigeant·e :

• Vous dirigez une agence ou une boîte de service B2B en croissance.

• Vous savez que votre “système actuel” repose trop sur vous, sur 2–3 personnes clés, ou sur des outils bricolés au fil de l’eau.

• Vous avez envie de structurer, sans tomber dans l’usine à gaz.

Ce que j’attends de vous en retour est simple :

• Que vous testiez les systèmes et playbooks que je partage.

• Que vous m’envoyiez, quand c’est possible, un retour terrain : ce qui a fonctionné, ce que vous avez dû adapter, ce qui manque pour vous.

• Que vous utilisiez System Factory comme une salle de contrôle externe : un lieu où vous prenez du recul sur vos opérations, une fois par semaine.

Les valeurs de cet espace :

• Pragmatisme : nous parlons de ce qui se met réellement en production, pas de grands concepts hors sol.

• Simplicité : des systèmes suffisamment robustes pour scaler, mais assez simples pour être adoptés par votre équipe.

• Transparence : je partage aussi les limites, les arbitrages, ce que j’ai dû simplifier pour que cela tourne.

À terme, j’aimerais que System Factory devienne aussi un lieu où :

• je peux partager des mini études de cas issues des lecteurs,

• nous décortiquons ensemble des QG (anonymisés),

• et nous montrons comment des agences passent de “tout dans la tête” à “un QG qui tient la boîte”.

Pour l’instant, la priorité est simple :

poser un rendez-vous régulier et utile dans votre agenda d’agence.

3. Concrètement, qu’allez-vous recevoir ?

Je vais être très claire.

Fréquence et durée :

• Une édition courte, orientée terrain.

• Objectif : 1 email tous les 15 jours, le mardi à 8h30.

• 5 à 7 minutes de lecture maximum.

Dans chaque édition, vous trouverez 3 blocs :

1. Structurer

   Un concept ou un squelette de système pour votre QG.

   Exemple : le squelette MVQ d’un QG d’agence sur Notion, ou la carte des 12 process non négociables d’une agence.

2. Optimiser

   Un quick win très actionnable :

   • une checklist,

   • une mini-routine d’équipe,

   • ou 3 signaux d’alerte avec leurs correctifs.

   Exemple : “3 signaux que votre onboarding client fuit + comment les corriger”.

3. Scaler

   Un exemple concret ou une mini étude de cas (toujours anonymisée) :

   • comment une équipe est passée de 8 à 20 clients gérés en parallèle sans rajouter une couche d’Excel,

   • comment une direction a repris la main sur son pipe sans multiplier les réunions.

Et surtout : 1 livrable actionnable par édition

C’est la promesse centrale de System Factory.

Chaque semaine, vous recevez au minimum un livrable concret, par exemple :

• un template Notion (QG, pipe, vue de pilotage),

• un mini playbook étape par étape,

• une checklist prête à copier-coller dans votre outil.

L’objectif n’est pas que vous “appreniez des choses sur les systèmes”.

L’objectif est que vous modifiiez votre système une petite fois par semaine, avec un pas clair et réaliste.

Projetez votre système d’organisation d’agence dans quelques mois :

• Un pipe de vente clair, qui ne dépend pas de la mémoire d’une seule personne.

• Des projets suivis sans que vous ayez besoin de relancer tout le monde à la voix.

• Des rituels d’équipe qui tiennent, parce qu’ils sont soutenus par un système simple.

C’est précisément ce que je veux vous aider à construire, un email après l’autre.

👉 Si aujourd’hui, votre “système” repose encore sur votre Slack, quelques Excel et beaucoup de bonne volonté, abonnez-vous à System Factory.

Offrez-vous un rendez-vous par semaine pour travailler sur votre QG, pas seulement dans votre agence.

À très vite dans la première édition “officielle”,

A bientôt,

Julie