Petite mise au point en préambule

J’avais annoncé une édition bi-mensuelle, mais force est de constater que j’ai du mal avec la régularité. Et en 6 ans d’entrepreneuriat, il y a bien un truc que je refuse, c’est de me sentir “obligé de.” Quand on a rien à dire, le plus insultant serait de vous dire quand même un truc, juste pour la conscience de checker une box, mais avec du bofibof en contenu.

J’ai retrouvé l’envie de m’exprimer encore plus profondément sur les mutations qui s’en viennent au sujet de l’IA au coeur des entreprises. Et le coeur du réacteur des boites, c’est ma spécialité :)

Alors mon sujet du jour va détonner sur la vibe actuelle : non, l’ia ne sauvera pas vos fesses. Et je vais vous montrer pourquoi.

Le problème de l’IA au sens global

Le problème ce n’est pas l’ia en elle même, c’est ce que vous en faîtes.

Je vois bien trop de bullshit sur Linkedin, pour rester sage dans mon coin.

Ceux qui parlent de l’ia comme du génie à tout faire (une sorte de Monsieur Propre) n’ont qu’une obsession : vous vendre leur camelotte.

Sauf que, l’ia coute un petit billet à toutes les entreprises qui l’ont implémenté.

Pour finalement avoir pléthores de bugs et d’hallucinations.

Oui, l’ia hallucine et invente quand elle ne sait pas. Ou qu’elle ne trouve pas.

Les entreprises sont angoissées de vite prendre le train de l’ia pour économiser massivement sur les forces vives qu’elle remplace.

Et c’est bien là le problème. Quand un humain aurait pu faire preuve d’esprit critique, ou être “sermoné” d’être un mytho pour vos clients, l’ia elle, fait des largesses, et ne prends aucunes sanctions si elle dit de la m****.

L’IA est rentable à une condition

Imaginez demander à votre femme de ménage d’intervenir un lendemain de soirée.

Elle va probablement mettre énormément de temps à faire de votre domicile un endroit nikel. Mais! Il y a fort à parier que votre vaisselle ne sera pas ranger au bon endroit. Vous allez perdre du temps à ranger derrière parce que “c’est nimp’”.

L’ia, c’est pareil.

Une entreprise qui n’est pas structurée, prend un énorme risque à implémenter l’ia. A part faire perdre du temps à vos équipes, et à vider votre tréso, A part faire perdre du temps à vos équipes, et à vider votre tréso, elle ne fera que du chaos dans le chaos.

L’IA ne sait pas travailler dans le flou. Elle a besoin de règles claires, de données propres, de process balisés. Si votre information est éparpillée entre 4 outils, 12 threads Slack et un drive que plus personne ne comprend vraiment, l’IA va s’y perdre exactement comme un collaborateur qui débarque sans onboarding.

Sauf qu’un collaborateur, vous pouvez le briefer.

L’IA, elle, va improviser. Et improviser avec confiance, ce qui est encore plus dangereux.

Ce que l’IA fait vraiment bien

L’IA excelle dans les environnements où tout est carré. Des données structurées, des règles explicites, des process documentés. Dans ce contexte, elle est redoutable : elle va vite, elle ne fatigue pas, elle ne prend pas de congés.

Mais c’est exactement là que beaucoup d’entreprises ratent le truc. Elles implémentent l’IA pour compenser le manque de structure. Alors que c’est l’inverse.

Structurez d’abord. Automatisez ensuite.

C’est dans cet ordre, et pas l’autre.

Ce que j’observe sur le terrain

Dans mes missions de COO part time, je vois des dirigeants qui veulent intégrer l’IA alors que leurs équipes ne savent toujours pas qui fait quoi, que les process de validation se font à coup de “tu peux jeter un oeil ?” sur WhatsApp, et que la rentabilité d’un projet se calcule... a posteriori.

Dans ce contexte, l’IA ne va pas vous sauver. Elle va accélérer vos problèmes.

Ce n’est pas une critique de l’outil. C’est une réalité opérationnelle que personne ne dit sur LinkedIn parce que ça fait moins bien vendre.

Ce que je conseille

J’ai fait un post Linkedin à ce sujet : quoi faire pour permettre à l’IA de briller en interne chez vous. Pour le lire, c’est ici.

Ma conclusion

Avant de dépenser en outils IA, posez-vous trois questions :

• Est-ce que mes process sont documentés et suivis ?

• Est-ce que mon information est centralisée et fiable ?

• Est-ce que mes équipes savent où trouver quoi, sans me demander ?

Si la réponse à l’une d’entre elles est non, commencez par là.

L’IA est un amplificateur. Elle amplifie ce qui fonctionne... et ce qui dysfonctionne.

Si vous ne savez pas par où commencer, c’est exactement pour ça que mon métier existe.

Si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez également

Me soutenir sur Linkedin, partage de valeurs ++
Me faire part de vos besoins de structuration interne et d’agents IA (que j’implémente pour vous)
Me faire un petit message d’amour ou de soutien à cette édition, en répondant à cette missive.
Partager cette edition à une boite qui aurait besoin de lire ça.

La semaine prochaine, je vous parle des nouveautés Notion qui viennent de sortir, et c’est pépitttooos (oui, on parlera de Notion IA).

A très bientôt,

Julie

Et nous voici déjà dans l’édition #2, pffiou. Si vous me suivez depuis le début, vous l’avez remarqué : l’édition #1 est arrivée avant la #0 mais qu’importe! Je vous offre toujours mes quick win, et une ressources à cliquer pour implémenter mes conseils directement dans votre système d’orga

Avant de commencer, quelques news de BaccOffice

On pourrait me le reprocher, mais je ne suis pas bavarde sur mes coulisses.
Effectivement, je suis de nature pudique sur ce que j’entreprend en off. Mais devinez quoi. Je vais changer ça.

J’ai très envie de mettre un peu de projecteur sur ce qui se trame chez moi, pour que vous compreniez comment j’en suis arrivée là.

5 ans que je me suis lancée dans l’entrepreneuriat, et à 6 mois pres, 5 ans que Notion accompagne mon business.

Forcément, j’ai évolué en 5 ans. Au départ, je faisais le bonheur des solopreneurs. Et puis je me suis vite sentie à l’étroit dans des problématiques simples à régler.

J’avais envie de plus dingue, plus gros, avec des sujets de structuration plus complexe.

Alors en 5 ans, je n’ai de cesse de monter, monter monter en taille de boite accompagnées.

Il y a 2 ans, j’étais impressionné d’accompagner une agence de 10 personne.s

Aujourd’hui, c’est clairement la taille de 100 personnes qui me mets un petit papillon dans le ventre.

Parce que j’en ai fait une habitude : accompagner des agences qui ont une taille vraiment assez croustillante entre 30 et 100 personnes pour structurer une croissance très engagée.

C’est devenu mon dada. Plus il y a de collabs, plus la structuration est impressionnante (et forcément ça, ça me plait!)

Il y a 6 mois, je me suis lancée le défis d’étendre mon scope d’activité à la direction des opérations.

Parce que clairement, mon job ne se résume pas à créer 3 bases de données. Mais de faire le véritable lien entre une vision de dirigeant et les équipes, à travers un système d’organisation.

J’ai commencé à accompagner EBSC, une agence en recouvrement. Ma mission première était d’implémenter un MVS (minimum viable system) et les résultats sont fou : en 1 mois déjà, on a une structuration amorcée, et une équipe qui est claire sur la conduite des projets client. On a revu le parcours client. La sales, et la chargé de projet client ont un process balisé efficace pour conduire le client dans une expèrience client 5*.

Le problème quand vous n’avez pas de MVS

Vous voyez très bien de quoi il s’agit.

Votre agence tourne, les clients arrivent, les équipes produisent… mais côté pilotage interne, tout repose sur la bonne volonté et la mémoire de quelques personnes clés.

Les informations sont éparpillées entre Notion, Google Drive, Slack, les emails.

Les comptes rendus se perdent.

Les priorités changent “à la voix” dans les couloirs (ou sur WhatsApp).

Résultat :

• vous n’avez pas un vrai QG, vous avez un empilement d’outils

• personne ne sait vraiment “où est la vérité” sur les clients, les tâches, les chiffres

• votre cerveau de dirigeant reste en tâche de fond 24/7.

Cette édition de System Factory est là pour poser le squelette minimum viable d’un QG d’agence sur Notion.

Pas le système parfait.

La base solide, que vous pourrez faire évoluer ensuite.

Ce que j’appelle un “QG d’agence” sur Notion

Un QG, ce n’est pas “une base de données de plus”.

C’est l’endroit où votre équipe sait, sans réfléchir :

• où trouver l’information client (historique, contacts, contexte, documents clés)

• où voir ce qu’il y a à produire cette semaine

• où suivre les priorités et projets en cours

• où consigner les décisions (et pas juste dans un compte rendu oublié)

En termes d’architecture, j’utilise souvent une logique “poupée russe” :

• Niveau 1 : Clients

• Niveau 2 : Missions / Projets

• Niveau 3 : Tâches / Actions

• Niveau 4 : Collaborateurs, process, ressources

Votre QG Notion devient alors la porte d’entrée unique vers ces niveaux, pas un wiki dans lequel on se perd.

Le squelette minimum viable (MVS) de votre QG Notion

L’idée n’est pas de tout modéliser d’un coup.

L’idée est de poser 4 briques structurantes, bien reliées, qui couvrent 60 % de votre pilotage.

1. Brique “Clients”

Objectif : permettre à n’importe quel membre de l’équipe de comprendre en 2 minutes :

• qui est le client

• ce que vous faites pour ce client

• ce qui est en cours / à risque

Champs minimum viables :

• Nom du client

• Type de client / secteur

• Offres / missions actives

• Responsable de compte

• Statut (lead / client actif / à risque / archivé)

• Lien vers les projets associés

Inutile d’avoir 30 propriétés : mieux vaut 8–10 champs bien renseignés et tenus à jour.

2. Brique “Projets / Missions”

Objectif : sortir des “to‑do lists” personnelles et donner une vision claire des chantiers en cours.

Champs minimum viables :

• Titre du projet (ex. “Lancement offre B2B Q1 – Client X”)

• Client associé

• Type de projet (production récurrente, lancement, consulting, interne…)

• Période (dates de début / fin cible)

• Owner du projet

• Statut (à cadrer / en cours / en pause / terminé)

Cette base fait le lien entre :

• ce que vous devez livrer

• pour qui

• avec quel niveau de priorité

3. Brique “Tâches”

Objectif : que chaque personne sache quoi faire, pour quand, pour quel client.

Minimum viable :

• Titre de la tâche (clair, avec verbe d’action)

• Projet associé

• Client associé (hérité du projet)

• Assigné à

• Date d’échéance

• Statut (à faire / en cours / fait)

Vous pourrez affiner plus tard (priorité, temps passé, tags, etc.).

Si vous verrouillez déjà la relation tâches → projets → clients, vous avez la base de votre QG.

4. La page “QG” (le cockpit)

C’est là que tout se joue.

Une page centrale “QG d’Agence” qui regroupe :

• une vue filtrée des projets en cours (3 prochains mois)

• une vue des tâches de la semaine par personne

• une vue des clients “à risque” (manque de nouvelles, livrables en retard, etc.)

• les liens vers les process clés (onboarding client, production, facturation)

C’est cette page que votre équipe devrait ouvrir en premier le matin.

Pas une to‑do liste personnelle, pas un canal Slack, pas un Google Sheet oublié.

Comment passer du chaos interne à un système d’organisation simple en 5 étapes

Voici un mini plan d’action que vous pouvez suivre quasiment tel quel :

1. Lister les briques existantes

   Où sont aujourd’hui vos clients, vos projets, vos tâches ? (Notion, Excel, Google Drive, autre outil…)

   L’objectif n’est pas de tout migrer, mais d’identifier ce qui est vital.

2. Créer les 3 bases cœur : Clients / Projets / Tâches

   Même si vous partez de zéro, posez les propriétés minimum viables listées plus haut.

   Le reste est optionnel au départ.

3. Relier les bases entre elles

   • Projets → Clients

   • Tâches → Projets (et donc Clients via Projets)

   C’est ce qui transforme Notion en QG structuré, et non en simple wiki.

4. Construire la page QG

   Sur une page unique, ajoutez :

   • une vue “Projets en cours”

   • une vue “Tâches de la semaine”

   • une vue “Clients à surveiller”

   Testez cette page en condition réelle pendant vos réunions d’équipe.

5. Tester en condition réelle pendant 2 semaines

   Utilisez ce QG comme unique source de vérité pour :

   • vos points hebdomadaires

   • vos décisions

   • vos arbitrages de charge

Au bout de deux semaines, vous verrez :

• ce qui manque vraiment

• ce qui est superflu

• ce qui mérite d’être automatisé.

Ce que cela change concrètement pour une agence

Une fois ce squelette minimum viable en place, vous observez très vite :

• moins de “Vous l’avez vu où déjà ?”

• des points hebdomadaires centrés sur les bons projets / les bons clients, et non sur une chasse aux informations

• une équipe qui comprend la priorité de la semaine

• un ou une dirigeante qui peut enfin poser le cerveau, parce que le système tient la maison.

Ce n’est pas du “Notion pour faire joli”.

C’est de l’architecture d’opérations.

A votre dispo : Les 13 cas clients de structuration et automatisation d’agences

Pour vous aider à passer à l’action plus rapidement, j’ai compilé 13 cas clients documentés avec la structuration et les automatisations proposés à chacune de mes clientes agences. La plus petite fait 10 collab, la plus grosse 100. Alors je pense que vous aurez de quoi vous régler.

C’est à regarder ici. C’est cadeau et j’adorerais avoir vos retours sur ce que vous en pensez?

Et si vous voulez la même chose pour votre système minimum viable, call me maybe

A bientôt,

Julie

Vous connaissez sûrement ce combo explosif :

• Des journées à rallonge

• Des priorités qui changent sans arrêt

• Des clients bien servis… mais une équipe rincée

• Et une impression tenace : « On tient, mais ce n’est pas tenable »

Le problème n’est pas votre niveau d’engagement.

Le problème, c’est l’absence de process clairs qui guident votre agence.

Dans cette édition, je vous propose une grille de lecture simple pour vos opérations d’agence :

• Structurer : poser un cadre clair avec 4 blocs de process,

• Optimiser : identifier 3 quick wins très actionnables,

• Scaler : voir comment ces process permettent de passer un cap sans recruter à tout-va.

1. Structurer — Les 4 blocs de process qui forment l’ossature de votre agence

L’idée n’est pas d’avoir “des process” partout, mais d’avoir une ossature claire.

Voici un framework en 4 blocs pour cartographier vos 12 process essentiels.

Bloc 1 — Projets clients : savoir où vous en êtes, pour qui, et pour quand

3 process clés :

1. Cadrage projet

   Fiche standard avec : objectifs, périmètre, livrables, délais, parties prenantes.

2. Planification & suivi

   Découpage en tâches, estimation de la charge, vue hebdo “qui fait quoi”.

3. Gestion des urgences

   Règles simples : ce qui est vraiment urgent, qui tranche, ce qui est décalé.

Bloc 2 — Delivery & qualité : livrer bien, même quand le rythme s’accélère

3 process clés :

1. Offres & livrables standards

   Ce qui est inclus / exclu, formats, délais moyens par type d’offre.

2. Contrôle qualité avant livraison

   Checklists et validation systématique avant tout envoi client.

3. Gestion des retours clients

   Centralisation des retours, délais de réponse, boucle d’amélioration continue.

Bloc 3 — Équipe & capacité : ne plus reposer sur 2–3 personnes “piliers”

3 process clés :

1. Onboarding collaborateurs

   Accès, parcours 30 / 60 / 90 jours, référent, points de suivi.

2. Suivi de la capacité

   Vue charge / semaine par personne + rituel pour ajuster.

3. Rituels d’équipe

   Weekly, revues de projets, 1:1, chacun avec un ordre du jour clair.

Bloc 4 — Croissance & pilotage : sortir du pilotage au feeling

3 process clés :

1. Suivi des KPI clés

   5–7 indicateurs suivis régulièrement (CA, marge, capacité, churn, etc.).

2. Priorisation des projets internes

   Critères d’arbitrage (impact, effort, alignement), focus par trimestre.

3. Revue stratégique

   RDV mensuel / trimestriel pour lire les chiffres et décider des ajustements.

En pratique : ces 4 blocs deviennent la colonne vertébrale de votre QG Notion et de vos rituels de pilotage.

2. Optimiser — 3 quick wins très actionnables dès ce mois‑ci

Plutôt que d’essayer de tout mettre en place en même temps, je vous recommande de commencer par 3 quick wins.

Quick win 1 — Clarifier le cadrage projet (avant de produire)

Problème courant :

Les projets démarrent “dans le flou”, les attentes évoluent en cours de route, et tout le monde n’a pas la même définition de “fait”.

Correctif simple :

• Créer un modèle unique de fiche de cadrage projet,

• Ne démarrer aucun projet sans cette fiche remplie et validée,

• Systématiser un récap de cadrage envoyé au client.

Impact : moins de quiproquos, moins de dérives de périmètre, moins de frustrations côté équipe et côté client.

Quick win 2 — Instaurer un contrôle qualité minimal avant chaque livraison

Problème courant :

Les erreurs basiques partent chez le client, les corrections se font après envoi, dans l’urgence.

Correctif simple :

• Lister les 5–10 points de contrôle critiques pour chaque type de livrable,

• Créer une checklist de contrôle qualité courte,

• Ajouter une étape “Vérifié par” dans votre workflow avant l’envoi.

Impact : une meilleure perception de la qualité, moins d’allers‑retours inutiles, une équipe qui envoie avec plus de sérénité.

Quick win 3 — Mettre en place une vue capacité / charge par personne

Problème courant :

Vous avez l’impression d’être “en sous‑effectif” sans preuve concrète. Certains sont surchargés, d’autres sous‑utilisés, mais vous ne le voyez pas clairement.

Correctif simple :

• Créer une vue hebdomadaire avec les tâches par personne,

• Bloquer 20 minutes en début de semaine pour ajuster ce planning,

• Décider explicitement : ce qui passe en priorité, ce qui est décalé.

Impact : moins de ressenti, plus de faits pour décider, et une équipe qui comprend mieux les arbitrages.

3. Scaler — À quoi ressemble une agence qui a structuré ses 12 process ?

Concrètement, qu’est‑ce qui change quand ces 12 process sont en place ?

Quelques exemples très concrets observés chez des clients d’agence :

• Capacité projet : passer de 8 à 20 projets gérés en parallèle sans multiplier les profils “couteaux suisses”.

• Onboarding : réduire de 3 mois à quelques semaines le temps d’autonomie d’un nouveau collaborateur.

• Pilotage : prendre des décisions de recrutement ou de refonte d’offres sur la base de marges et de capacités réelles, pas seulement au ressenti.

• Charge mentale : un(e) dirigeant(e) qui peut enfin se réserver du temps pour la vision, le commercial, les offres… sans que l’opérationnel ne s’effondre.

Ce ne sont pas 12 “bonnes idées de plus”.

Ce sont 12 rails qui permettent à votre agence :

• de livrer de manière plus prévisible,

• de stabiliser l’équipe,

• et de rendre votre croissance plus soutenable (pour vous et pour vos équipes).

Et devinez quoi, je vous ai préparer une checklist à suivre en interne pour mettre fin à ce chaos permanent.

A votre dispo : Le playbook des 12 process essentiels pour scaler votre agence”

Pour vous aider à passer à l’action plus rapidement, j’ai rassemblé ces 12 process dans une checklist prête à l’emploi :

• Les 4 blocs (Projets clients, Delivery, Équipe, Croissance)

• Les 12 process développés

• De quoi évaluer où vous en êtes

• Et un espace pour choisir vos 3 priorités

👉 Ici le playbook

C’est gratos. Alors forcément, j’adorerais que vous me fassiez des retours sur votre implémentation par retour d’email. Evidemment, je prends aussi les merci :)

Et si vous n’avez pas la foi de les développer en interne, call me maybe

A bientôt,

Julie