Et nous voici déjà dans l’édition #2, pffiou. Si vous me suivez depuis le début, vous l’avez remarqué : l’édition #1 est arrivée avant la #0 mais qu’importe! Je vous offre toujours mes quick win, et une ressources à cliquer pour implémenter mes conseils directement dans votre système d’orga
Avant de commencer, quelques news de BaccOffice
On pourrait me le reprocher, mais je ne suis pas bavarde sur mes coulisses.
Effectivement, je suis de nature pudique sur ce que j’entreprend en off. Mais devinez quoi. Je vais changer ça.
J’ai très envie de mettre un peu de projecteur sur ce qui se trame chez moi, pour que vous compreniez comment j’en suis arrivée là.
5 ans que je me suis lancée dans l’entrepreneuriat, et à 6 mois pres, 5 ans que Notion accompagne mon business.
Forcément, j’ai évolué en 5 ans. Au départ, je faisais le bonheur des solopreneurs. Et puis je me suis vite sentie à l’étroit dans des problématiques simples à régler.
J’avais envie de plus dingue, plus gros, avec des sujets de structuration plus complexe.
Alors en 5 ans, je n’ai de cesse de monter, monter monter en taille de boite accompagnées.
Il y a 2 ans, j’étais impressionné d’accompagner une agence de 10 personne.s
Aujourd’hui, c’est clairement la taille de 100 personnes qui me mets un petit papillon dans le ventre.
Parce que j’en ai fait une habitude : accompagner des agences qui ont une taille vraiment assez croustillante entre 30 et 100 personnes pour structurer une croissance très engagée.
C’est devenu mon dada. Plus il y a de collabs, plus la structuration est impressionnante (et forcément ça, ça me plait!)
Il y a 6 mois, je me suis lancée le défis d’étendre mon scope d’activité à la direction des opérations.
Parce que clairement, mon job ne se résume pas à créer 3 bases de données. Mais de faire le véritable lien entre une vision de dirigeant et les équipes, à travers un système d’organisation.
J’ai commencé à accompagner EBSC, une agence en recouvrement. Ma mission première était d’implémenter un MVS (minimum viable system) et les résultats sont fou : en 1 mois déjà, on a une structuration amorcée, et une équipe qui est claire sur la conduite des projets client. On a revu le parcours client. La sales, et la chargé de projet client ont un process balisé efficace pour conduire le client dans une expèrience client 5*.
Le problème quand vous n’avez pas de MVS
Vous voyez très bien de quoi il s’agit.
Votre agence tourne, les clients arrivent, les équipes produisent… mais côté pilotage interne, tout repose sur la bonne volonté et la mémoire de quelques personnes clés.
Les informations sont éparpillées entre Notion, Google Drive, Slack, les emails.
Les comptes rendus se perdent.
Les priorités changent “à la voix” dans les couloirs (ou sur WhatsApp).
Résultat :
vous n’avez pas un vrai QG, vous avez un empilement d’outils
personne ne sait vraiment “où est la vérité” sur les clients, les tâches, les chiffres
votre cerveau de dirigeant reste en tâche de fond 24/7.
Cette édition de System Factory est là pour poser le squelette minimum viable d’un QG d’agence sur Notion.
Pas le système parfait.
La base solide, que vous pourrez faire évoluer ensuite.
Ce que j’appelle un “QG d’agence” sur Notion
Un QG, ce n’est pas “une base de données de plus”.
C’est l’endroit où votre équipe sait, sans réfléchir :
où trouver l’information client (historique, contacts, contexte, documents clés)
où voir ce qu’il y a à produire cette semaine
où suivre les priorités et projets en cours
où consigner les décisions (et pas juste dans un compte rendu oublié)
En termes d’architecture, j’utilise souvent une logique “poupée russe” :
Niveau 1 : Clients
Niveau 2 : Missions / Projets
Niveau 3 : Tâches / Actions
Niveau 4 : Collaborateurs, process, ressources
Votre QG Notion devient alors la porte d’entrée unique vers ces niveaux, pas un wiki dans lequel on se perd.
Le squelette minimum viable (MVS) de votre QG Notion
L’idée n’est pas de tout modéliser d’un coup.
L’idée est de poser 4 briques structurantes, bien reliées, qui couvrent 60 % de votre pilotage.
1. Brique “Clients”
Objectif : permettre à n’importe quel membre de l’équipe de comprendre en 2 minutes :
qui est le client
ce que vous faites pour ce client
ce qui est en cours / à risque
Champs minimum viables :
Nom du client
Type de client / secteur
Offres / missions actives
Responsable de compte
Statut (lead / client actif / à risque / archivé)
Lien vers les projets associés
Inutile d’avoir 30 propriétés : mieux vaut 8–10 champs bien renseignés et tenus à jour.
2. Brique “Projets / Missions”
Objectif : sortir des “to‑do lists” personnelles et donner une vision claire des chantiers en cours.
Champs minimum viables :
Titre du projet (ex. “Lancement offre B2B Q1 – Client X”)
Client associé
Type de projet (production récurrente, lancement, consulting, interne…)
Période (dates de début / fin cible)
Owner du projet
Statut (à cadrer / en cours / en pause / terminé)
Cette base fait le lien entre :
ce que vous devez livrer
pour qui
avec quel niveau de priorité
3. Brique “Tâches”
Objectif : que chaque personne sache quoi faire, pour quand, pour quel client.
Minimum viable :
Titre de la tâche (clair, avec verbe d’action)
Projet associé
Client associé (hérité du projet)
Assigné à
Date d’échéance
Statut (à faire / en cours / fait)
Vous pourrez affiner plus tard (priorité, temps passé, tags, etc.).
Si vous verrouillez déjà la relation tâches → projets → clients, vous avez la base de votre QG.
4. La page “QG” (le cockpit)
C’est là que tout se joue.
Une page centrale “QG d’Agence” qui regroupe :
une vue filtrée des projets en cours (3 prochains mois)
une vue des tâches de la semaine par personne
une vue des clients “à risque” (manque de nouvelles, livrables en retard, etc.)
les liens vers les process clés (onboarding client, production, facturation)
C’est cette page que votre équipe devrait ouvrir en premier le matin.
Pas une to‑do liste personnelle, pas un canal Slack, pas un Google Sheet oublié.
Comment passer du chaos interne à un système d’organisation simple en 5 étapes
Voici un mini plan d’action que vous pouvez suivre quasiment tel quel :
Lister les briques existantes
Où sont aujourd’hui vos clients, vos projets, vos tâches ? (Notion, Excel, Google Drive, autre outil…)
L’objectif n’est pas de tout migrer, mais d’identifier ce qui est vital.
Créer les 3 bases cœur : Clients / Projets / Tâches
Même si vous partez de zéro, posez les propriétés minimum viables listées plus haut.
Le reste est optionnel au départ.
Relier les bases entre elles
Projets → Clients
Tâches → Projets (et donc Clients via Projets)
C’est ce qui transforme Notion en QG structuré, et non en simple wiki.
Construire la page QG
Sur une page unique, ajoutez :
une vue “Projets en cours”
une vue “Tâches de la semaine”
une vue “Clients à surveiller”
Testez cette page en condition réelle pendant vos réunions d’équipe.
Tester en condition réelle pendant 2 semaines
Utilisez ce QG comme unique source de vérité pour :
vos points hebdomadaires
vos décisions
vos arbitrages de charge
Au bout de deux semaines, vous verrez :
ce qui manque vraiment
ce qui est superflu
ce qui mérite d’être automatisé.
Ce que cela change concrètement pour une agence
Une fois ce squelette minimum viable en place, vous observez très vite :
moins de “Vous l’avez vu où déjà ?”
des points hebdomadaires centrés sur les bons projets / les bons clients, et non sur une chasse aux informations
une équipe qui comprend la priorité de la semaine
un ou une dirigeante qui peut enfin poser le cerveau, parce que le système tient la maison.
Ce n’est pas du “Notion pour faire joli”.
C’est de l’architecture d’opérations.
A votre dispo : Les 13 cas clients de structuration et automatisation d’agences
Pour vous aider à passer à l’action plus rapidement, j’ai compilé 13 cas clients documentés avec la structuration et les automatisations proposés à chacune de mes clientes agences. La plus petite fait 10 collab, la plus grosse 100. Alors je pense que vous aurez de quoi vous régler.
C’est à regarder ici. C’est cadeau et j’adorerais avoir vos retours sur ce que vous en pensez?
Et si vous voulez la même chose pour votre système minimum viable, call me maybe
A bientôt,
Julie